1. Nome da função

Técnico de Training Operations - Assistente Administrativo

2. Missão

Organizar e monitorizar as atividades que constituem o processo formativo para todas as áreas da empresa, assegurando a articulação com as diversas áreas da Universidade TAP, bem como com os formadores, formandos ,áreas internas e entidades externas.

3. Principais responsabilidades

- Implementar, monitorizar e fechar ações de formação.

- Preparar documentação (DTP - dossiers técnico-pedagógicos) para todas as ações de formação.

- Manter a base de dados de formação e a respetiva integridade de dados entre os sistemas.

- Garantir a gestão do  catálogo  de  cursos  (portfólio) de modo a estar em conformidade com os procedimentos em vigor.

- Administrar e manter o Portal do Formador, garantindo a assistência ao corpo de formadores da empresa e dar resposta às suas diversas solicitações. 

- Garantir todos os registos de formação realizada em entidades externas por colaboradores da TAP.

- Garantir a operacionalização de todo o processo de formalização de formação junto das entidades externas (nacionais e Internacionais).

- Proceder a pagamento diversos relativos a formação.

- Garantir os acessos ao Campus TAP para todos os participantes externos (formandos e/ou formadores) e que tenham de aceder às instalações da TAP.

- Garantir a gestão das instalações, bem como a gestão do planeamento de salas e equipamento.

- Garantir a manutenção da base de dados relativa às publicações de instrução (PI), manuais e outro tipo de material pedagógico.

- Gerir o stock de manuais em articulação com as gráficas.

- Identificar oportunidades de melhoria resultantes do acompanhamento e monitorização do processo formativo.

- Acompanhar Auditorias Internas e Externas.

- Analisar e responder a Não Conformidades e Oportunidades de melhoria decorrentes de auditorias.

- Emitir  certificados  de  formação  profissional,  bem  como  declarações  de  natureza  diversa.

- Garantir o arquivo de toda a documentação afeta às ações de formação.

- Gerir a Biblioteca da TAP segundo as normas gerais de catalogação adotadas  em biblioteconomia e a salvaguarda do património bibliográfico da empresa, ao abrigo da Portaria nº 30/2007 de 05 de Janeiro.

- Garantir todo o economato para a boa condução quer das ações de formação.

- Preparar  e  disponibilizar reporting relativos à atividade formativa.

4. Requisitos obrigatórios (habilitações literárias, experiência profissional, certificações, competências; outros)

12º ano

Proficiência de MS Office (Excel, Word e PPT)

Conhecimentos de Inglês (falado e escrito)

5. Requisitos preferenciais

- Conhecimentos de LMS SAP Success Factors

- Conhecimentos SAP